Privacyverklaring Reeshof.nl

Versie 1.0, geldt vanaf [INGANGSDATUM]

Inhoud. §1 wie wij zijn · §2 in het kort · §3 wat we verwerken, waarvoor en op welke grondslag · §4 waar gegevens vandaan komen die je ons niet zelf hebt gegeven · §5 wat er op je apparaat wordt gezet · §6 bezwaar maken · §7 wie je gegevens kan zien en met wie we ze delen · §8 hoe lang we dingen bewaren · §9 hoe we je gegevens beveiligen · §10 jouw rechten · §11 klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens · §12 wat we niet doen · §13 leeftijd · §14 wijzigingen in deze verklaring · §15 versiebeheer · §16 wijzigingslog.

1. Wie wij zijn

Reeshof.nl is een eenmanszaak, ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.

Christiaan Peppenster, handelend onder de naam Reeshof.nl
KvK-nummer: [KVK-NUMMER]
Btw-identificatienummer: [BTW-ID]
E-mail: info@reeshof.nl
Telefoon: 06 83 15 32 32

Ons adres staat in het Handelsregister van de KvK onder ons KvK-nummer.

Deze privacyverklaring geldt voor reeshof.nl.

Waarvoor je bij ons terecht kunt:

• algemene vragen en vragen over deze verklaring: info@reeshof.nl;
• privacy en AVG-verzoeken, waaronder bezwaar: privacy@reeshof.nl;
• een melding van onrechtmatige inhoud: melden@reeshof.nl;
• contactpunt voor autoriteiten: info@reeshof.nl, in het Nederlands en het Engels.

Klachten kun je sturen naar info@reeshof.nl.

Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor alles wat in deze verklaring staat. Wij hebben geen functionaris gegevensbescherming. Met al je privacyvragen kun je terecht op privacy@reeshof.nl.

2. In het kort

Reeshof.nl is een buurtplatform. Het grootste deel van wat er op de site staat, gaat over organisaties in de wijk. Van bezoekers houden we zo weinig mogelijk bij:

• Geen cookiebanner. We meten bezoek zonder je te herkennen. Bij het meten plaatsen we geen cookie, we bouwen geen profiel op en we gebruiken niets dat je over dagen of over websites heen volgt. In §5 staat wat er wel op je apparaat wordt gezet, waarvoor en hoe lang.
• Geen profielen, geen advertentienetwerken, geen verkoop van gegevens. Onze lettertypen en kaarttegels staan op onze eigen server, dus je browser haalt ze niet bij een ander bedrijf op.
• Bezwaar maken kan zonder account. Tegen het meten en tegen zakelijke mail hoef je ook niets uit te leggen; zie §6.
• Wil je iets weten, laten aanpassen of laten verwijderen? Mail privacy@reeshof.nl. Wat je kunt vragen en wat we wel en niet kunnen doen, staat in §10.

3. Wat we verwerken, waarvoor en op welke grondslag

3.1 Als je de site bezoekt

Bezoekstatistieken. We meten hoeveel bezoeken de site krijgt, welke pagina's en kaartlagen worden gebruikt en waarnaar wordt gezocht. Dat doen we met Matomo op onze eigen server; de gegevens gaan dus niet naar een ander bedrijf. Matomo draait zonder cookies, en je IP-adres wordt bij binnenkomst afgekapt (de laatste twee bytes worden gewist) voordat het wordt opgeslagen. We herkennen je niet als je op een andere dag terugkomt, en we bouwen geen profiel van je op.

Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG). Ons belang is te weten of en waarvoor het platform wordt gebruikt. Omdat we niemand herkennen, is de inbreuk op je privacy klein. Je kunt hier bezwaar tegen maken; zie §6.

Zoekopdrachten. Wat je in het zoekveld typt, wordt geteld. Zoektermen staan dertien maanden in Matomo, waar alleen de beheerder ze kan zien. Daarna worden ze gewist.

Serverlogboeken. Onze webserver legt van elk verzoek vast: het IP-adres, het tijdstip, de opgevraagde pagina, de statuscode en het browsertype. Dat is nodig om storingen te vinden en misbruik te herkennen. Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f).

Misbruik van de inloglink. Vraagt iemand vaak achter elkaar een inloglink aan, dan houden we het IP-adres en het e-mailadres een uur in het werkgeheugen van de server bij, om misbruik te stoppen. Daarna zijn ze weg. Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f).

Foutmeldingen. Gaat er iets stuk, dan schrijven we een technisch foutrapport weg in onze foutenregistratie op onze eigen server. Daarin kan een persoonsgegeven terechtkomen, bijvoorbeeld je e-mailadres of wat je in een formulier had ingevuld. Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f). Ons belang is een site die blijft werken.

Een foutrapport kan ook uit je browser komen, bijvoorbeeld als de kaart of een formulier bij jou vastloopt. De pagina stuurt het rapport dan naar onze eigen server, en nergens anders heen. Het rapport bevat alleen: het soort fout, de foutmelding, de plek in onze code, het webadres van de pagina zonder het deel na het vraagteken of het hekje, het merk en het hoofdversienummer van je browser, en de versie van de site. Je IP-adres komt niet in het rapport. Onze server houdt het hooguit twee minuten in zijn werkgeheugen vast, om te voorkomen dat iemand de foutenregistratie overspoelt.

De schakelaar Tel mijn bezoek niet mee (§6) stopt de foutmeldingen niet. Foutmeldingen hebben een ander doel dan de bezoekstatistieken: ze zijn er om de site werkend te houden.

3.2 Als jouw organisatie in de Reeshofgids staat

De Reeshofgids is een openbare gids van organisaties in de Reeshof: verenigingen, scholen, buurthuizen, zorgaanbieders, winkels en bedrijven. Daarin staan naam, adres, contactgegevens, openingstijden, een omschrijving en beeldmateriaal. Bij een eenmanszaak of een kleine vereniging zijn dat vaak persoonsgegevens. Het adres van de zaak is dan soms ook een woonadres, en de contactpersoon is een herkenbaar persoon.

Een organisatie staat alleen in de gids als er een overeenkomst met ons over is gesloten. Dat geldt ook als de vermelding gratis is. Wij nemen geen organisatie op die daar niet om heeft gevraagd.

• Zolang die overeenkomst loopt, gebruiken we de gegevens om de overeenkomst uit te voeren. Grondslag: zie Wie is partij? hieronder.
• Eindigt de overeenkomst, dan gaat de vermelding offline. Verstreken activiteiten en gepubliceerde nieuwsberichten blijven staan als verslag van wat er in de wijk is gebeurd. Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f). Hoe je iets weg krijgt, staat in §24 van de Algemene voorwaarden; bezwaar kan via §6, route 3.

Wie is partij? De overeenkomst sluiten we met de organisatie. Heb je de overeenkomst zelf gesloten, bijvoorbeeld als eigenaar van een eenmanszaak, dan verwerken we je gegevens om die overeenkomst uit te voeren (art. 6 lid 1 sub b). Ben je contactpersoon of beheerder namens een organisatie die zelf partij is, dan doen we dat op grond van ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f): de organisatie moet de vermelding kunnen beheren, en bewoners moeten de organisatie kunnen bereiken. Daartegen kun je bezwaar maken (§6, route 3).

Bewaartermijn. Zolang de overeenkomst met de organisatie loopt.

Of een e-mailadres nog antwoordt. Een organisatie houdt de eigen gegevens in de gids bij (§14.3 van de Algemene voorwaarden). Om te zien of het e-mailadres in de vermelding nog werkt, sturen we er een bericht met een link naartoe. Dat doen we zodra een nieuw adres online komt. Komt er niets terug, dan sturen we het bericht veertien dagen later nog één keer, en daarna niet meer. Klikt iemand op de link, of horen we dat de mail niet aankwam, dan leggen we dat vast in een contactbevestiging. Daarin staan alleen het adres zoals het toen in de gids stond, wat er gebeurde en wanneer. Berichtteksten en kopregels bewaren we niet. Een nieuwe contactbevestiging komt naast de eerdere te staan. Grondslag: zie Wie is partij? hierboven. Bewaartermijn: zolang de overeenkomst met de organisatie loopt. De contactbevestigingen gaan weg met de vermelding.

3.3 Als je een beheeraccount hebt

Beheer je de pagina van een organisatie, dan hebben we van jou een e-mailadres en je voor- en achternaam nodig, en leggen we vast welke organisatie(s) je mag beheren, met welke rol (beheerder of redacteur), wie je die toegang gaf en wanneer, en wanneer je voor het laatst hebt ingelogd. We werken zonder wachtwoorden: je logt in via een inloglink in je mailbox.

Grondslag: zie Wie is partij? in §3.2. Je e-mailadres en je naam zijn verplicht. Zonder e-mailadres kunnen we geen inloglink sturen. Je naam zien de andere beheerders van dezelfde organisatie, en wie jij uitnodigt, ziet hem in de uitnodigingsmail.

Ook leggen we vast dat en wanneer de voorwaarden zijn aanvaard: de versie en een controlegetal van de tekst die toen te zien was, en de naam en het e-mailadres van wie aanvaardde. Aanvaard je in het beheerscherm, dan leggen we ook je IP-adres vast. De vastlegging van de aanvaarding bewaren we op grond van ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f): we moeten kunnen aantonen wat er is afgesproken.

Van de uitnodigings- en systeemmails die we je sturen, bewaren we het bericht-ID en of de mail is aangekomen of teruggekomen. Dat is nodig om te weten of een uitnodiging of een officiële kennisgeving je heeft bereikt.

3.4 Als je ons mailt of iets meldt

Mail je naar info@, privacy@ of melden@, dan komt je bericht in onze mailbox. Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f). Ons belang is dat we je bericht kunnen lezen, beantwoorden en terugvinden.

Is je bericht een AVG-verzoek of een melding van onrechtmatige inhoud, dan moeten we het volgens de wet afhandelen. De grondslag is dan ook een wettelijke plicht (art. 6 lid 1 sub c). Zo'n verzoek of melding zetten we over naar een dossier in het platform. Hoe lang we dat bewaren, staat in §8.

Gewone correspondentie blijft in de mailbox. Die wissen we na 24 maanden.

3.5 Als je content of foto's aanlevert

Van elke foto die via het beheerscherm wordt geüpload, verwijderen we de verborgen informatie in het bestand voordat we hem opslaan, waaronder de GPS-coördinaten die een telefoon in een foto meeschrijft.

Sta je herkenbaar op een foto op de site en wil je dat niet? Mail privacy@reeshof.nl; we halen hem weg. Je hoeft niet uit te leggen waarom.

We leggen vast wie wat heeft gepubliceerd en wanneer, en we bewaren eerdere versies van teksten. Zo kunnen we een fout of een melding uitzoeken. Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f).

3.6 Als jouw organisatie voor een pakket betaalt

We factureren met de hand. Daarvoor verwerken we de facturatiegegevens van de organisatie en de cijfers waarmee we onderbouwen wat we in rekening hebben gebracht. Grondslag: art. 6 lid 1 sub b voor de facturatie zelf, en art. 6 lid 1 sub c voor het bewaren van de administratie, vanwege de fiscale bewaarplicht (art. 52 lid 4 AWR). Zie §8 voor de termijn en §10 voor wat dat betekent als je om verwijdering vraagt.

3.7 Moderatie en handhaving

Alles wat een organisatie aanlevert, staat online zonder dat wij het eerst bekijken, en wij beoordelen het daarna zelf. Wijzen we iets af, of nemen we een maatregel (een waarschuwing, iets offline halen, vooraf beoordelen), dan leggen we vast wat er is gebeurd, op welke genummerde regel we ons baseren, naar welke e-mailadressen de kennisgeving is verstuurd en of zij is aangekomen. Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f): we moeten kunnen beoordelen wat er online staat, en een maatregel kunnen motiveren en verantwoorden.

Bewaartermijn. We bewaren het dossier zolang de relatie duurt, en daarna nog vijf jaar: zo lang kan een maatregel bij de rechter worden aangevochten. Een waarschuwing telt wel maar twaalf maanden mee (§20.2 van de Algemene voorwaarden). Daarna gebruiken we de waarschuwing niet meer om een zwaardere maatregel te onderbouwen, ook al staat die nog in het dossier.

Vermoedens. Een automatisch signaal (§7 van de Algemene voorwaarden) kan iets wat een organisatie indient aan ons voorleggen. Het legt dan een vermoeden vast: een aanwijzing dat de inzending één genummerde regel uit §19 van de Algemene voorwaarden schendt. In het vermoeden staan de versie van de inzending, die ene regel en de zin uit de tekst die het signaal aanwees. Een vermoeden is geen beslissing. Of er iets mis is, beslissen wij zelf. Daarbij gelden twee regels:

• een vermoeden telt nooit mee, niet voor en niet tegen een organisatie;
• een vermoeden komt nooit in een bericht over een maatregel, ook niet in een waarschuwing. Zo'n bericht zegt alleen of een automatisch signaal het item aan ons heeft voorgelegd (§21.3 van de Algemene voorwaarden).

We bewaren een vermoeden twaalf maanden en wissen het daarna. Grondslag: dezelfde als voor de beoordeling hierboven.

3.8 Contact met organisaties over onze diensten

We houden zakelijke contactgegevens van organisaties in de Reeshof bij om ze over onze diensten te vertellen. Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f). Ons belang is dat we onze diensten kunnen aanbieden aan organisaties in de wijk.

Je kunt hier altijd bezwaar tegen maken, en dan stoppen we. Zie §6.

3.9 Als je een pakket aanvraagt

Vraag je via de site een pakket aan, ook een gratis pakket, dan bewaren we je aanvraag in het platform. Daarin staan de naam en het adres van de organisatie, bij een bedrijf het KvK-nummer, je naam, je e-mailadres, je telefoonnummer, het pakket dat je kiest en, als je die schrijft, een opmerking. De opmerking is niet verplicht; zonder de andere gegevens kunnen we je aanvraag niet beantwoorden. Je telefoonnummer vragen we zodat we je kunnen bellen over het opzetten van je organisatie.

Wij krijgen een kort bericht dat er een aanvraag is, met de naam van de organisatie en een link, maar zonder je naam, e-mailadres of telefoonnummer. Jij krijgt geen automatische mail: het scherm na het versturen is je bevestiging.

Vraag je de prijs voor een maatschappelijke organisatie (§12.5 van de Algemene voorwaarden), dan stellen we een paar vaste vragen over de organisatie. Is de organisatie geen ANBI, dan vragen we ook de statuten of het reglement, als één PDF. Daarmee toetsen we of de organisatie aan de voorwaarden voldoet. In zo'n document kunnen namen van bestuurders of oprichters staan. Je mag namen en adressen van personen zwartmaken. Alleen wij kunnen het bestand openen.

Grondslag. Die hangt af van voor wie je het pakket aanvraagt:

• voor je eigen eenmanszaak: een stap vóór een overeenkomst met jou (art. 6 lid 1 sub b);
• voor een andere organisatie: ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f). Ons belang is dat we je aanvraag kunnen beantwoorden.

Voor de personen in de statuten of het reglement is de grondslag ook ons gerechtvaardigd belang. Ons belang is dat we kunnen toetsen of de organisatie aan §12.5 van de Algemene voorwaarden voldoet.

Leidt je aanvraag tot een overeenkomst, dan maken we met je naam en e-mailadres je beheeraccount aan (§3.3). Ons antwoord, en wat je ons daarna mailt, valt onder §3.4. Hoe lang we de aanvraag bewaren, staat in §8.

4. Waar gegevens vandaan komen die je ons niet zelf hebt gegeven

Welke gegevens: naam van de organisatie, bezoek- of vestigingsadres, telefoonnummer, e-mailadres, website, openingstijden, categorie, een omschrijving en beeldmateriaal. Waar dat een eenmanszaak of een contactpersoon betreft, zijn dat persoonsgegevens.

Waar ze vandaan komen:

• Uit openbare bronnen, zoals de eigen website van een organisatie en andere openbaar beschikbare informatie over de wijk.
• Van onze eigen redactie, die bijvoorbeeld een omschrijving schrijft of een categorie kiest.

Waarvoor we ze gebruiken, en op welke grondslag:

1. Om een organisatie te benaderen met de vraag of zij op Reeshof.nl wil staan. Daarvoor houden we zakelijke contactgegevens vast. Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f). Zolang er geen overeenkomst is, staat er niets van de organisatie op de site.
2. Om een vermelding te vullen nadat de overeenkomst tot stand is gekomen. Wat wij hebben opgezocht of geschreven, krijgt de organisatie eerst te zien, en zij bevestigt het of verbetert het. Grondslag: zie Wie is partij? in §3.2.

Binnen een maand nadat we gegevens over een organisatie hebben vastgelegd, laten we dat weten, met een verwijzing naar deze verklaring. Dat doen we bij het eerste contact, per telefoon, brief of bezoek. Hebben we binnen die maand geen contact gehad, dan wissen we de gegevens.

Ga je hier niet mee akkoord? Er zijn twee routes:

1. Wil je niet benaderd worden? Mail info@reeshof.nl. Dan halen we je uit de lijst waarmee we organisaties benaderen, en benaderen we je niet opnieuw. We bewaren alleen wat nodig is om je niet opnieuw te mailen.
2. Maak je bezwaar op grond van art. 21 AVG? Mail privacy@reeshof.nl. Wij beoordelen je bezwaar zoals §6 zegt.

Je hoeft route 1 niet eerst te proberen.

Verwerken we gegevens ooit voor een ander doel dan waarvoor we ze hebben gekregen, dan laten we dat vooraf weten, met de reden; zie §14.

5. Wat er op je apparaat wordt gezet

Er is geen cookiebanner op reeshof.nl. Alles wat we op je apparaat zetten of daarvan uitlezen, valt onder een wettelijke uitzondering waarvoor geen toestemming nodig is (art. 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet). Alleen de bezoekstatistieken en de foutmeldingen lezen iets uit (§3.1): welk type browser en scherm je hebt en welke pagina je bekijkt. Ze bewaren niets op je apparaat.

sessionid en csrftoken krijg je alleen als je inlogt als beheerder.

We zetten geen advertentiecookies, geen cookies van andere partijen en geen volgpixels. Onze lettertypen en kaarttegels staan op onze eigen server, dus je browser haalt tijdens het bekijken van de site niets op bij een ander bedrijf.

Het meten zet niets op je apparaat, want Matomo draait zonder cookies (§3.1). Alleen als je bezwaar maakt, komen de twee regels reeshof.meten.uit erop. Omdat we je niet herkennen, kunnen we die keuze niet aan onze kant onthouden; ze staat alleen in je eigen browser. Wis je je browsergegevens, of gebruik je een ander apparaat of een andere browser, dan zet je de schakelaar daar opnieuw om.

Foutmeldingen zetten niets op je apparaat (§3.1). De pagina verstuurt een rapport meteen en bewaart het niet. Lukt het versturen niet, dan is het rapport weg; de pagina probeert het niet opnieuw.

6. Bezwaar maken

Je kunt op drie manieren bezwaar maken. Bij de eerste twee hoef je niet uit te leggen waarom.

1. Tegen het meetellen van je bezoek. Zet de schakelaar "Tel mijn bezoek niet mee" om. Die staat ook in het menu, onder Bezoekstatistieken. Dan wordt de statistiekcode niet meer geladen en wordt je bezoek vanaf dat moment niet meer geteld. Je hebt daarvoor geen account nodig en je hoeft ons niet te mailen.

2. Tegen zakelijke e-mail aan jouw organisatie (§3.8). Mail privacy@reeshof.nl of reageer op de mail zelf. Dit is een absoluut recht. We stoppen, we vragen niet waarom, en we nemen je adres op in een lijst zodat het niet per ongeluk opnieuw gebeurt.

3. Tegen elke andere verwerking die op ons gerechtvaardigd belang berust, waaronder de gegevens die we vasthouden om je organisatie te kunnen benaderen (§4). Mail privacy@reeshof.nl en vertel wat er in jouw situatie speelt. Dan stoppen we, tenzij we dwingende redenen hebben die zwaarder wegen dan jouw belang, of de gegevens nodig hebben voor een rechtszaak. Stoppen we niet, dan laten we je weten waarom.

Wil je alleen dat we je organisatie niet meer benaderen, zonder dat je een beroep doet op de wet? Mail dan info@reeshof.nl (zie §4, route 1). Wil je liever dat we niet meer mailen en dat het als wettelijk bezwaar telt? Gebruik dan route 2 hierboven.

7. Wie je gegevens kan zien en met wie we ze delen

Aan onze kant zijn dat de beheerder van het platform en de moderator. De moderator ziet alleen wat nodig is om content te beoordelen. Er kijkt geen externe partij mee. Wat er in het platform wordt gewijzigd of gepubliceerd, leggen we vast. Wie iets alleen bekijkt, leggen we niet vast.

We verkopen je gegevens niet. Er zijn geen advertentienetwerken en er gaan geen bezoekersgegevens naar adverteerders.

Verwerkers zijn bedrijven die in onze opdracht en onder onze instructie iets verwerken:

Andere ontvangers:

• PDOK / het Kadaster (Nederland). Om een adres op de kaart te kunnen zetten, sturen we dat adres naar de adresdienst van PDOK. PDOK is daarvoor zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke en dus geen verwerker van ons. Die aanvragen gaan vanaf onze server, dus PDOK ziet jouw IP-adres niet.
• De politie of het Openbaar Ministerie, als wij door een melding of anderszins te weten komen dat er iets speelt wat het leven of de veiligheid van iemand kan bedreigen én een strafbaar feit kan zijn. Dan zijn wij verplicht dat op eigen initiatief te melden (art. 18 DSA), ook als er geen vordering is. Grondslag: een wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG). We geven niet meer gegevens dan voor die melding nodig is, en we beloven niet dat we jou of de organisatie eerst waarschuwen. Hoe die melding verloopt, staat in §8.2 van de Algemene voorwaarden.
• Verder alleen wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld op vordering van een bevoegde autoriteit.

Doorgifte buiten de EU. In twee gevallen:

• Onze mailbox staat bij Proton in Zwitserland. Voor Zwitserland geldt een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (art. 45 AVG), dus er zijn geen extra waarborgen nodig. Proton versleutelt de berichten zo dat zij zelf niet bij de inhoud kunnen.
• Brevo schakelt onderaannemers in de Verenigde Staten en in India in. Dat gebeurt op basis van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met het EU-VS Data Privacy Framework. Wil je een kopie van die waarborgen? Mail privacy@reeshof.nl en we sturen hem je toe.

Verder gaan er geen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte.

8. Hoe lang we dingen bewaren

9. Hoe we je gegevens beveiligen

• Ons platform staat in de EU. De server staat in Duitsland, en geen enkel bedrijf buiten de EU heeft toegang tot het platform zelf. Onze mailbox en onze mailverzending staan deels daarbuiten; welke waarborgen daarvoor gelden, staat in §7.
• Verbindingen zijn versleuteld (https), inlogcookies zijn alleen leesbaar door de server, alleen over https, en niet bruikbaar vanaf een andere site.
• Geen wachtwoorden. Je logt in met een eenmalige link die kort geldig is. Er is dus geen wachtwoord dat gestolen of hergebruikt kan worden.
• De verborgen informatie in geüploade fotobestanden, waaronder GPS-coördinaten, wordt verwijderd voordat het bestand wordt opgeslagen.
• Back-ups worden versleuteld voordat ze onze server verlaten en bewaard bij dezelfde EU-leverancier. Het schema is: 14 dagelijkse, 8 wekelijkse en 12 maandelijkse momentopnames.
• Daarnaast bewaart Hetzner zeven dagen een dagelijkse kopie van de hele server.
• Testkopie. Om een verhuizing of een herstelactie te kunnen oefenen, maken we soms een kopie van de productiegegevens naar een afgeschermde testomgeving. E-mailadressen in de database worden daarbij vervangen door onherkenbare waarden. Foto's en afbeeldingen gaan ongewijzigd mee. De kopie wordt binnen 30 dagen gewist of ververst.

Back-ups. Verwijderen we iets, dan is het meteen weg van de site en uit de database. In oudere back-ups kan het nog blijven staan tot die momentopname verloopt, ongeveer een jaar. Die back-ups worden niet doorzocht en niet gebruikt om iets op te zoeken; ze zijn er alleen om na een storing terug te kunnen. Zetten we ooit iets terug, dan kan daardoor iets terugkomen dat eerder was gewist. We beloven niet dat we dat automatisch opnieuw wissen. Kom je zoiets tegen, meld het dan op privacy@reeshof.nl; dan halen we het opnieuw weg.

Datalekken. Gaat er iets mis waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, dan melden we dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het risico oplevert. Loop jij daarbij waarschijnlijk een hoog risico, dan laten we het jou ook weten.

10. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• in te zien welke gegevens we van je hebben;
• ze te laten corrigeren als ze niet kloppen;
• ze te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken (§6);
• je gegevens mee te krijgen in een gangbaar bestandsformaat, voor zover dat recht geldt: dat zijn de gegevens die je op grond van toestemming of een overeenkomst hebt gegeven en die wij geautomatiseerd verwerken;
• je toestemming in te trekken als we iets op grond van je toestemming verwerken, zonder dat dat gevolgen heeft voor wat daarvóór met die toestemming is gedaan.

Mail je verzoek naar privacy@reeshof.nl. Je krijgt binnen één maand antwoord. Is je verzoek ingewikkeld, dan mogen we die termijn met twee maanden verlengen; dan laten we je binnen de eerste maand weten dat we dat doen en waarom.

Hoe we controleren dat jij het bent. We vragen geen kopie van je identiteitsbewijs en geen BSN. Een reactie vanaf het e-mailadres waar het verzoek over gaat, of een bevestigingslink naar dat adres, is genoeg. Gaat het om iets waar geen e-mailadres bij hoort, dan zoeken we samen met je naar de minst ingrijpende manier om het zeker te weten.

Wat we niet, of niet meteen, verwijderen:

• Facturen en de administratie eromheen (§3.6) verwijderen we niet. Daar geldt een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar; die gaat voor (art. 17 lid 3 sub b AVG).
• Dossiers over waarschuwingen en maatregelen (§3.7) bewaren we zolang die maatregel aangevochten kan worden (art. 17 lid 3 sub e AVG).
• Eindigt de overeenkomst met een organisatie, dan gaat haar vermelding offline. Wat er daarna nog van haar op de site staat, en hoe je dat weg krijgt, staat in §24 van de Algemene voorwaarden. Vraag je ons je gegevens ook niet meer te gebruiken om je te benaderen (§4), dan houden we alleen een minimaal gegeven over dat ons ervan weerhoudt je opnieuw op te zoeken.
• Uit back-ups verwijderen we niets; ze verlopen vanzelf; zie §9.

11. Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je dat eerst aan ons melden op privacy@reeshof.nl. Dat is niet verplicht.

Je kunt altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, autoriteitpersoonsgegevens.nl. Je kunt ook naar de rechter.

12. Wat we niet doen

• Geen geautomatiseerde besluiten die rechtsgevolgen voor je hebben of je in aanmerkelijke mate treffen (art. 22 AVG). Beslissingen over content en over maatregelen nemen wij zelf.
• Geen profielen. We bouwen geen beeld van jou op uit je gedrag op de site.
• Geen tracking over websites heen. We volgen je niet op andere websites.
• Geen betaalgegevens op het platform. We factureren met de hand; er staat geen betaaldienst in het systeem. Er komen dus geen kaart- of rekeningnummers in het platform terecht.
• We vragen niet naar bijzondere gegevens (gezondheid, geloof, afkomst, politieke voorkeur, seksuele geaardheid) en we leggen ze niet vast als doel van een verwerking. Wat iemand zelf in een tekst of op een foto aanlevert, kan er wel iets van bevatten. Kom je zoiets tegen, dan kun je ons vragen het weg te halen.

13. Leeftijd

Beheeraccounts zijn er voor mensen die namens een organisatie handelen. We maken niet bewust accounts aan voor kinderen.

Denk je dat we gegevens van een kind hebben zonder dat dat had gemogen? Mail privacy@reeshof.nl, dan halen we ze weg.

14. Wijzigingen in deze verklaring

Verandert er iets aan wat we verwerken of waarom, dan passen we deze verklaring aan.

• We kondigen een niet-redactionele wijziging minimaal 30 dagen van tevoren aan, met de ingangsdatum erbij. Gaan we gegevens die we al hebben voor een nieuw doel gebruiken, dan horen die 30 dagen daar ook bij.
• Kanalen: een e-mail aan de beheerders van organisaties en een mededeling op de site.
• Redactionele wijzigingen (een typefout, een verduidelijking die niets verandert aan wat we doen) gaan in op het moment van publiceren.
• Er hoort geen opzegrecht bij, want deze verklaring is geen overeenkomst. Je kunt wel bezwaar maken tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang berust (§6). Dat recht blijft na elke wijziging gelden.

15. Versiebeheer

Elke versie heeft een nummer en een ingangsdatum, in de vorm "Versie 2.1, geldt vanaf 1 oktober 2026". Er staat nergens "laatst gewijzigd".

• Een hoofdnummer (1.0 → 2.0) betekent een inhoudelijke wijziging: 30 dagen aankondiging vooraf, zoals in §14.
• Een subnummer (2.0 → 2.1) betekent een redactionele wijziging: die gaat in bij publicatie.

Alle eerdere versies blijven openbaar te lezen, op een vast webadres per versie, met bovenaan de vermelding dat je naar een archiefversie kijkt en welke versie op dit moment geldt.

Verwijst deze verklaring naar een ander document van Reeshof.nl, dan geldt de versie van dat document die op dat moment van kracht is.

16. Wijzigingslog